Trialclub Zuidoost-Drenthe (TCZOD), gevestigd te Emmer-Compascuum en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40046945, verwerkt persoonsgegevens van haar leden en van bezoekers van deze website. Hieronder lees je welke gegevens dat zijn en waarvoor we ze gebruiken.
Ledenadministratie
Van leden leggen we in de ledenadministratie vast:
- naam, adres en woonplaats;
- telefoonnummers (vast en mobiel) en e-mailadressen (van het lid en, bij jeugdleden, van de ouder);
- geboortedatum, geslacht en nationaliteit;
- soort lidmaatschap (fiets, motor, donateur, erelid, bestuur);
- of er een KNWU-basislidmaatschap is;
- of het lid sleutels van het terrein of gebouw in bezit heeft;
- of het lid clubtrial uitzet, of controleur of knipper is bij motortrial;
- de datum waarop het lidmaatschap is opgezegd.
Daarnaast vragen we bij de aanmelding om één of meer contactpersonen, zodat we iemand kunnen bellen als er op de baan iets gebeurt.
Waarvoor gebruiken we deze gegevens?
- om contact te kunnen opnemen met onze leden;
- om voor fietsers een KNWU-lidmaatschap aan te vragen (daarvoor zijn onder meer geboortedatum, geslacht en nationaliteit nodig);
- om te bepalen of een lid meerderjarig is en welke contributie geldt;
- om de uitgegeven sleutels te beheren;
- om klus- en onderhoudswerkzaamheden af te stemmen;
- om nieuwsbrieven te versturen.
De ledenadministratie is alleen toegankelijk voor bestuursleden en voor leden van commissies, bijvoorbeeld onderhoud, wedstrijd en kantine. De administratie staat in een beveiligde cloudomgeving; daarvan maken we regelmatig een back-up. Inschrijfformulieren met handtekening worden op papier bewaard in een ordner die bij de secretaris ligt.
Zeg je je lidmaatschap op, dan wissen we je gegevens uiterlijk bij aanvang van het volgende kalenderjaar. We geven geen gegevens door aan derden, behalve aan de KNWU voor fietsers en wanneer de club daar wettelijk toe verplicht is.
Wedstrijduitslagen
Uitslagen van wedstrijden die TCZOD organiseert, delen we met de KNMV (ONK en NK Jeugd). Uitslagen van clubwedstrijden delen we met de leden; ze kunnen ook op deze website of op sociale media verschijnen. Een uitslag bestaat uit de naam van de deelnemer, de klasse waarin is gereden en het resultaat.
Foto's
Op ons terrein worden regelmatig foto's gemaakt, door deelnemers, leden, toeschouwers en bezoekers. Deze foto's kunnen worden gepubliceerd. Wie het terrein betreedt, gaat ermee akkoord dat er foto's gemaakt kunnen worden die gepubliceerd kunnen worden. Sta je op een foto op deze site en wil je die weg hebben? Laat het ons weten via het contactformulier, dan halen we hem weg.
Beginnerscursus
Meld je jezelf of je kind aan voor de beginnerscursus, of stel je er een vraag over, dan leggen we vast:
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats van de deelnemer, of bij een deelnemer jonger dan 18 van de ouder of voogd;
- met wie een deelnemer samen in een cursus wil;
- naam, geboortedatum en eventuele eigen motor of uitrusting van elke deelnemer;
- je opmerkingen en de mailwisseling over de cursus;
- in welke cursus een deelnemer is ingedeeld, je akkoord daarop, de betaling en de aanwezigheid per les.
We gebruiken deze gegevens om de cursus in te delen, contact met je te houden, de betaling bij te houden en te zien wie er bij de lessen is. Een volwassene meldt zich zelf aan en geeft zelf akkoord; niemand kan dat voor een andere volwassene doen. Een deelnemer jonger dan 18 wordt aangemeld door een ouder of voogd, of meldt zich vanaf 16 jaar zelf aan, waarna de ouder of voogd dat bevestigt. Het akkoord voor een deelnemer jonger dan 18 geeft altijd de ouder of voogd. Dat akkoord bewaren we met datum, tijd en IP-adres, als bewijs van de toestemming.
Wil je de cursus samen met iemand doen, dan kun je die persoon bij je aanmelding uitnodigen. Je vult zijn of haar voornaam en e-mailadres in; vraag vooraf of dat goed is. We sturen die persoon één mail met jouw naam en een persoonlijke link om zich zelf aan te melden. Die mail gaat pas weg als jij de link in je eigen bevestigingsmail hebt geopend; zo weten we dat de uitnodiging echt van jou komt. We gebruiken naam en adres nergens anders voor. Meldt diegene zich niet aan, dan verwijderen we naam en adres 30 dagen nadat de uitnodiging is gemaakt. Met de knop in de mail kan het e-mailadres ook meteen weg; de naam volgt dan na die 30 dagen. Meldt diegene zich wel aan, dan onthouden we dat jullie samen willen rijden; jij ziet in je persoonlijke omgeving alleen dát. Een cursusbeheerder kan die koppeling verwijderen.
Meldt iemand van 16 of 17 zich zelf aan, dan vragen we de opgegeven ouder of voogd per mail om dat te bevestigen en zijn of haar eigen gegevens in te vullen. Tot dan staat de jongere niet op de wachtlijst en bewaren we alleen wat hij of zij invulde en de naam en het e-mailadres van de ouder of voogd. Na 7 dagen sturen we de ouder of voogd één herinnering. Komt er binnen 30 dagen geen bevestiging, dan verwijderen we alles. Na de bevestiging is de ouder of voogd ons aanspreekpunt. Is iemand jonger dan 16, dan meldt de ouder of voogd hem of haar aan.
Je bekijkt je aanmelding met een persoonlijke inloglink die we per mail sturen; een wachtwoord is niet nodig. De gegevens staan in een afgeschermde database op de webserver van de club. Cursusbeheerders van het bestuur zien alles; een instructeur ziet alleen de deelnemers van zijn eigen cursus, met naam, leeftijd, telefoonnummer en aanwezigheid. Op de ochtend van elke lesdag krijgen de instructeurs van die cursus deze gegevens ook per mail, zodat ze weten wie er komt.
We bewaren niet langer dan nodig. Een losse vraag verwijderen we 6 maanden na het laatste contact, een aanmelding op de wachtlijst 12 maanden na het laatste contact en de gegevens van cursisten 12 maanden na de laatste les. Dat gebeurt automatisch. Van de database maken we elke nacht een back-up die we 14 dagen bewaren; verwijderde gegevens zijn dus na uiterlijk 14 dagen ook uit de back-ups verdwenen. Word je na de cursus lid, dan meld je je apart aan via het aanmeldformulier voor de ledenadministratie.
Het contactformulier
Vul je het contactformulier in, dan ontvangen we je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, het onderwerp van je vraag, een eventuele leeftijd en je bericht. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden. Je bericht komt binnen bij het bestuur en wordt bewaard in de beheeromgeving van deze website.
Cookies
Deze website gebruikt cookies. Welke dat zijn en hoe je je keuze aanpast, lees je in de cookieverklaring.
Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking. Stuur je verzoek via het contactformulier of mail naar [email protected]. We reageren zo snel mogelijk. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kreeg je een uitnodiging voor de beginnerscursus, of een verzoek om als ouder of voogd een aanmelding te bevestigen, en wil je dat niet? Gebruik de knop in die mail. Bij een uitnodiging verwijderen we je e-mailadres dan meteen en je naam na 30 dagen; bij een verzoek als ouder of voogd verwijderen we de hele aanmelding meteen. Je kunt de mail ook beantwoorden; dan verwijderen we je gegevens direct.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.